En vareflytting til bilen er ikke automatisk forbruk. Dersom lageret reduseres som om alt er brukt, blir både beholdning og oppdragskostnader feil. Legemiddelhåndtering og faglige kontrollkrav må eies av kvalifisert personell; denne rutinen gjelder økonomigrunnlaget rundt flyten.
Bruk bilen som eget lagersted
Registrer hvilken bil eller person som disponerer varene, når overføringen skjedde og hvilken enhet som brukes. En eske, en pakning og en stykkvare må ikke ha samme uklare mengdefelt.
| Hendelse | Økonomisk spor |
|---|---|
| Mottak til hovedlager | Leverandørbilag og kontrollert mengde |
| Flytting til bil | Intern overføring med samme vareidentitet |
| Bruk på oppdrag | Mengde knyttet til oppdragsnummer |
| Retur fra bil | Mottatt mengde og lagersted |
| Avvik eller kassasjon | Årsak, godkjenner og dokumentreferanse |
Eksempel med forbruksmateriell
Bilen får 40 enheter, bruker 27, leverer 8 tilbake og har 5 igjen. Regnestykket går opp: 40 − 27 − 8 = 5. Hvis beholdningen fysisk er 3, er differansen 2 et avvik som må undersøkes. Den bør ikke etterfaktureres på siste kunde for å få lageret til å stemme.
Varer uten registrert forbruk kan skyldes feil enhet, manglende oppdragsføring eller faktisk svinn. Hver årsak krever et annet tiltak. Tell et lite utvalg ofte, og fullfør avviksbehandlingen før neste påfylling skjuler feilen.
Avklar retur ved vikarbytte
En bil eller feltbag som skifter bruker, bør overleveres med beholdningsliste og kjente avvik. Hold personlig utstyr, praksisens eiendeler og varer for salg adskilt. Samle ikke dyreeierinformasjon i lagerlisten.