Lager og forbruk med riktige mengder og kostnader

La faktisk mottak øke lageret og registrert bruk redusere det. En bestilling er ikke en mottatt vare, og flytting til bilen er ikke det samme som forbruk. Disse hendelsene må kunne skilles i systemet.

Bestem varen og enheten før første import

Innkjøp kan skje i esker mens uttak registreres i stykk. Bruk en kontrollert omregning og bevar hvilken pakningsstørrelse som gjaldt ved mottaket. Endrer leverandøren fra 50 til 40 enheter per eske, skal ikke gamle lagerbevegelser beregnes om uten spor.

Forbruksmateriell, varer som selges videre og utstyr har ulike økonomiske oppgaver. Hold kategoriene tydelige, slik at en utstyrsfaktura ikke utilsiktet blir behandlet som lagerpåfyll av engangsartikler.

Eksempel: pakken og stykkvaren

Klinikken mottar fire esker med 50 enheter, altså 200. Til sammen registreres 120 brukt på oppdrag, 30 flyttes til en bil og 10 kasseres med godkjent grunnlag. Hovedlageret forventes å ha 40 igjen. Samlet lager i virksomheten er 70 fordi bilens 30 fortsatt er beholdning.

Hvis hovedlageret telles til 36, er differansen fire. Undersøk manglende uttak, feil enhet, feil lagersted og fysisk tap. Ikke legg fire ekstra enheter på siste kundes oppdrag for å få beholdningen til å stemme.

Knytt innkjøpet til faktisk leveranse

Ved delt mottak registreres bare mengden som er kommet. Behold bestillingsreferanse, mottaksdato og leverandørbilag. Prisavvik og forventet kreditnota får egen oppfølging, ellers kan varekostnaden bli feil selv om mengden stemmer.

Varer som kommer rett i en feltbag eller bil, trenger også mottak og lagersted. Den som godkjenner leverandørfakturaen må kunne se hvor leveransen ble registrert. Innkjøpsguiden viser kontrollen.

Hold faglig legemiddelhåndtering i riktig spor

Faglig ansvarlig bestemmer nødvendige rutiner og kontrollkrav for legemidler. Økonomiløsningen trenger avklarte vare- og verdireferanser til sin oppgave. Den skal ikke styre klinisk bruk eller erstatte faglige registre.

Ved eksport til regnskap bør dere kontrollere feltene konkret. Godkjent forbruk og økonomisk oppdragsreferanse kan være nødvendig; journaltekst og prøvesvar skal ikke følge med bare fordi eksporten tilbyr dem.

Tell slik at resultatet kan forklares

Avgrens lagerbevegelser mens det telles. Noter hvilket lagersted, hvilken enhet og hvilket tidspunkt listen gjelder. Mottak underveis holdes adskilt fra telleresultatet. Ellers kan en reell levering bli tolket som svinn.

Tell et utvalg varer med hyppige avvik mellom større tellinger. Registrer årsak og rett rutinen. Hvis samme enhetsfeil gjentar seg, hjelper det lite å godkjenne en ny lagerjustering hver måned.

Se også på varer som ikke lenger kan brukes eller selges. Dokumenter vurderingen med identitet, mengde og relevant grunnlag, slik at økonomisk verdi kan vurderes separat fra den fysiske tellingen.

Gi regnskapsfører et samlet grunnlag

Ved avslutning trengs beholdning per vare og lagersted, avklart verdigrunnlag, tellereferanser og forklarte avvik. En utsalgsprisliste alene dokumenterer ikke lagerverdien. Avklar hvordan varene er behandlet og hvordan eventuelle pris- eller valutaforskjeller inngår i grunnlaget.

Bruk forbruket også i styringsrapporten: Hvis innkjøp øker uten tilsvarende økning i leveranser, kan årsaken være oppbygging av lager, endret oppdragsmiks eller registreringsmangler. Innkjøp og forbruk i samme måned er ikke nødvendigvis likt.

Fortsett med bil og feltlager og månedsslutt.