Navnet «depositum» forklarer ikke hva pengene gjelder. Avtalen må vise om beløpet er delbetaling, sikkerhet eller betaling for en bestemt ytelse. Vilkårene må vurderes konkret, særlig ved forbrukeravtaler; denne arbeidsflyten fastsetter ikke kundens rettigheter.
Et beløp skal ha ett sammenhengende spor
Knytt betaling til bestillingsnummer og behold referansen ved flytting eller avbestilling. Ikke lag en ny bestilling med fullt beløp og la den gamle bli stående uten korreksjon.
Illustrasjon: Et opphold er avtalt til 5 000 kroner med 1 000 innbetalt på forhånd. Ved gjennomføring er restbeløpet 4 000. Dersom oppholdet avbestilles, må oppgjøret følge den konkrete avtalen og gjeldende regler, ikke systemets automatiske forslag.
| Utfall | Dokumentasjon før økonomisk avslutning |
|---|---|
| Opphold gjennomført | Sluttgrunnlag med forskuddsreferanse |
| Flyttet til ny dato | Akseptert endring og videreført beløp |
| Hele beløpet tilbake | Korreksjonsgrunnlag og refusjonsreferanse |
| Delvis tilbake | Begrunnelse, avtalegrunnlag og begge beløp |
Refusjon har to avslutningspunkter
Først skal kundens krav og dokumentgrunnlaget være riktig. Deretter må selve pengene komme tilbake. En kreditnota beviser ikke at kortrefusjonen er utført. En bankutbetaling alene retter heller ikke salgsdokumentasjonen.
Gi bare utvalgte roller adgang til refusjon, og la større eller uvanlige endringer få en egen kontroll. Ved feil kontonummer eller ukjent mottaker skal saken undersøkes før betaling sendes på nytt. Skriv ned en sikker kontaktmåte for slike avklaringer.
Ved månedsslutt avstemmes åpne forskudd mot kommende, flyttede og avbestilte bestillinger. En gammel booking skal ikke skjule et kundebeløp som fortsatt venter på oppgjør.