Finn oppgaven i guiden
Regn ut oppgjøret før noen sender penger. En kreditnota reduserer fakturagrunnlaget. En refusjon flytter penger tilbake. Hvilken av handlingene som gjenstår, avhenger både av korreksjonen og av hva som faktisk er betalt.
Samme korreksjon kan gi to forskjellige oppgaver
En opprinnelig faktura er på 3 000 kroner, og en avtalt delkorreksjon er 600. Etter korreksjonen er kravet 2 400.
| Situasjon før korreksjonen | Etter korreksjonen | Neste oppgave |
|---|---|---|
| Kunden har bare betalt 1 000 | Krav 2 400 minus mottatt 1 000 gir rest 1 400 | Avstem dokumentene og følg den riktige resten |
| Kunden har betalt alle 3 000 | Mottatt 3 000 minus krav 2 400 gir 600 til gode | Avklar og gjennomfør tilbakebetaling |
I første situasjon skal en kreditnota på 600 ikke automatisk starte en utbetaling på 600. I andre situasjon er ikke saken ferdig bare fordi faktura og kreditnota er registrert.
Behold årsak, godkjenning og referanse til originaldokumentet. Regnskapsfører må få vite hvilken leveranse som er endret og hvilke betalinger som hører til. Ikke slett den opprinnelige hendelsen for å gjøre historikken enklere.
Eksempel med forskudd og kort
I den fullt betalte situasjonen kom 1 000 fra kundens forskudd og 2 000 fra samme kunde med kort. Den godkjente korreksjonen på 600 skal i dette eksemplet tilbake til kunden via kortkanalen, og leverandørens løsning tillater denne delrefusjonen mot original betaling.
Forsøket gir tidsavbrudd. Medarbeideren markerer saken som uavklart og undersøker originaltransaksjonen. Leverandørens status viser senere at bare 400 er tilbakebetalt, med en egen transaksjonsreferanse. Det er dermed 200 igjen, ikke en ny refusjon på 600.
Før de resterende 200 sendes, bekreftes at ingen annen refusjon venter på behandling. En ny delrefusjon får sin egen referanse og kobles til samme korreksjon.
| Kontroll etter avslutning | Beløp |
|---|---|
| Opprinnelig innbetalt | 3 000 |
| Bekreftet første refusjon | −400 |
| Bekreftet andre refusjon | −200 |
| Netto beholdt av praksisen | 2 400 |
| Opprinnelig faktura minus kreditnota | 3 000 − 600 = 2 400 |
Beløpene stemmer, og begge pengestrømmene har bevis. Et samlet refusjonsfelt på 600 er for svakt dersom ingen kan finne de to bekreftede transaksjonene.
Et tidsavbrudd krever statuskontroll
Ikke bruk bankoverføring som reserve mens kortrefusjonen fortsatt kan bli gjennomført. Da kan kunden få penger gjennom begge kanalene. Søk på original betaling og refusjonsreferanse, og bruk leverandørens støttekanal dersom resultatet ikke kan avklares i løsningen.
Skill sikkert avvist før behandling fra uavklart resultat. Bare en bekreftet avvisning gir grunnlag for å rette og forsøke igjen uten først å avklare om penger allerede er sendt. Integrasjonsfeil forklarer denne forskjellen.
Når flere parter har betalt
Eksemplet over har én kunde som bruker to betalingsmåter. Et forsikringsoppgjør har flere mulige motparter. Da betyr ikke kreditnota på 600 at dyreeieren automatisk skal motta 600.
Dokumenter hvilken del av kravet som reduseres, hvilken betaler den gjelder og hva oppgjørsavtalen krever. Behold referansene til begge betalingene. Hvis faktisk avtalt avregning mot et annet åpent krav brukes i stedet for utbetaling, må mottaker og grunnlag være avklart og sporbare.
Ved endret konto eller mottaker kontrolleres opplysningene gjennom en kjent kontaktkanal. En ny e-post med kontonummer er ikke alene et tilstrekkelig grunnlag for å endre mottaker.
Lukk både kundesaken og betalingsoppgjøret
Kundesaken viser originaldokument, korreksjon, godkjenning, beløp til gode og bekreftet oppgjør. Betalingsavstemmingen viser når leverandøren faktisk trakk refusjonen fra utbetalingene til klinikken. De to tidspunktene kan være ulike.
I eksemplet skal de to bekreftede refusjonene på 400 og 200 finnes i kortoppgjøret uten at totalen på 600 trekkes en gang til manuelt.
Hvis det etter korreksjonen fortsatt er kunden som skylder penger, går saken til utestående poster. Gjelder avslutningen en avtale med fremtidige leveranser, avklar gjenstående deler i helseavtalen eller det tidsavgrensede forløpet før selve oppgjøret beregnes.