Bruk flere kapasitetsgrenser samtidig. Antall bur, rom eller kursplasser er bare én grense. Bemanning, kompatibilitet og operatørens faglige vurderinger kan gi en lavere kapasitet. Økonomiverktøyet skal vise begrensningene, ikke overstyre dem.
Fra reservasjon til faktisk tilstedeværelse
Ha en oversikt over planlagt ankomst, faktisk ankomst, forventet henting og faktisk henting. Sen henting kan påvirke neste reservasjon selv når kunden bare oppfatter det som en kort forsinkelse.
| Overleveringspunkt | Driftslisten | Økonomilisten |
|---|---|---|
| Dyret ankommer | Bekreftet plass og ansvarlig | Aktiv bestillingsreferanse |
| Opphold endres | Ny kapasitet godkjent | Nytt avtalt prisgrunnlag |
| Ny vakt overtar | Aktuelle omsorgsbeskjeder | Uavklarte tillegg til oppfølging |
| Dyret hentes | Faktisk avslutning | Sluttgrunnlag klart eller avvik satt |
Eksempel med en plass som ser ledig ut
Et pensjonat har ti nominelle plasser, men to kan ikke brukes en bestemt uke. Åtte er tilgjengelige fysisk. Dersom bemanningen bare kan håndtere sju forsvarlig, er sju den operative grensen. En kalender som fortsatt tilbyr ti, vil skape overbooking selv om ingen teknisk feil oppstår.
Legg derfor inn blokkerte plasser og bemanningsbegrensninger før nettilgjengeligheten oppdateres. Test hva som skjer når to kunder reserverer den siste plassen samtidig. Bare én skal få endelig bekreftelse hvis kapasiteten faktisk bare er én.
Avvik trenger en ansvarlig
En muntlig beskjed ved vaktskifte er lett å miste. Marker endringen med dato og ansvarlig i riktig driftsflate. Økonomi trenger avtalt tillegg og bestillingsreferanse, men skal ikke automatisk få alle beskjeder om dyr eller eier.