Finn oppgaven i guiden
Bestem hvilket system som eier hver hendelse før dere kobler noe sammen. Booking bekrefter kapasitet. Et praksis- eller tjenestesystem registrerer utført arbeid. En valgt dokumentflyt utsteder salget. Betalingsleverandøren bekrefter transaksjonen, og regnskapet følger den økonomiske virkningen.
Hvis to systemer begge kan opprette det samme salget uten kontroll, kan dere få doble dokumenter selv om hver enkelt kobling virker.
Avklar salgsformen før kasseløsningen
Kort og mobil betyr ikke automatisk at salget er utenfor kassereglene. Altinn forklarer kontantsalg og kassasystem og at umiddelbart oppgjør med kontanter, kort eller mobil inngår i kontantsalg. En betalingsterminal er ikke i seg selv et kassasystem.
Avklar salgsformen og aktuelle krav eller unntak med regnskapsfører før valg av oppsett. Nettsalg, ordinær fakturering, forskudd og betaling i resepsjonen kan kreve forskjellige dokumentløp. Valget bør følge det faktiske kjøpet, ikke navnet leverandøren bruker på betalingsknappen.
Gi feltene en tydelig kilde
| Opplysning | Kilde å bestemme | Kontroll ved endring |
|---|---|---|
| Ledig time eller plass | Booking eller ressursplan | Kan to kunder bekrefte siste plass? |
| Fakturamottaker | Godkjent kunde- og oppdragsgrunnlag | Hva skjer ved endret betaler? |
| Levert tjeneste og mengde | Godkjent leveringsgrunnlag | Hvem kan rette etter ferdigstilling? |
| Salgsdokument | Ett utpekt dokumentløp | Hvordan hindres dobbelt opprettelse? |
| Betalingsstatus | Bekreftet transaksjon eller avstemt bank | Hva skjer når kvitteringen uteblir? |
| Korreksjon og refusjon | Avtalt korreksjonsflyt | Oppdateres dokument og penger hver for seg? |
Be leverandøren vise denne arbeidsdelingen i et faktisk prøveforløp. «Har integrasjon» sier lite om returstatus, dokumentreferanser eller håndtering av feil.
Tre prøver som bør være med
Klinikk: delt betaling
Et oppdrag på 8 000 betales med 2 500 fra kunden og forventet 5 500 fra en annen motpart. Salget skal ikke opprettes to ganger. Kundens kortbetaling må være synlig, og restsaldoen må fortsatt kunne følges. En overføring til regnskap må beholde dokument- og betalingsreferansene.
Pensjonat: endret opphold
En bestilling gjelder fem døgn, men kunden ønsker to ekstra. Først godkjennes kapasiteten, deretter endringen i avtale og økonomigrunnlag. Et forskudd videreføres med samme referanse. Ved avbestilling må både plass og kundens oppgjør håndteres; å slette reservasjonen er ikke nok.
Trening: betalt, men ingen bookingbekreftelse
Kunden betaler for en kursplass, men svaret til booking stopper. Statusen er uavklart til originaltransaksjonen er undersøkt. Et nytt betalingsforsøk kan ellers trekke kunden to ganger. Prøven må vise hvordan dere finner betalingen og bekrefter riktig plass uten ny belastning.
Hva trenger regnskapet tilbake?
Et eksportoppsett bør gjøre det mulig å kontrollere antall dokumenter, beløp og betalingsmåter for en periode. Test også hvordan krediteringer og endringer kommer frem. Hvis betalingen registreres i banken først, må dere vite hvordan riktig oppdrag får oppdatert status.
Start med noen få oppdiktede saker. Sammenlign originalgrunnlag med mottatt resultat, ikke bare en skjerm som viser «sendt». Klinisk fritekst og vedlegg som ikke trengs i økonomiflyten, skal holdes utenfor uttrekket.
Når manuell reserveflyt er riktig
Et lite volum kan noen ganger håndteres bedre med et godt periodisk uttrekk enn med en omfattende kobling. Sammenlign faktisk tidsbruk, feilrisiko og nødvendig kontroll. Selv ved automatikk trenger dere en ansvarlig for avvik.
Avtal hvem som kan bekrefte en betaling manuelt, rette en mottaker eller starte en refusjon. Knyt rettingen til originalreferansen, slik at koblingen ikke lager samme hendelse igjen når den kommer tilbake.
Les akseptansetesten og integrasjonsfeil. Pelovis systemhjelp kan brukes til å kartlegge og gjennomføre arbeidet.
Klinikker med løpende planer bør også prøve helseavtalens betaling og forbruk som et eget forløp før oppstart.