Skill virksomhetens aktivitet fra organisasjonsformen. En forening som driver omplassering trenger fortsatt en konkret flyt for mottak, plassering, kostnader og overlevering. Medlemskontingent, gave og vederlag for en leveranse er forskjellige grunnlag.
Gi hver sak et økonomisk minimum
Bruk intern saksreferanse, ansvarlig, avtalepart og godkjente kostnader. Dokumenter hvem som eier eller disponerer dyret i de enkelte fasene gjennom operatørens avtaler. Dette er ikke noe regnskapsprogrammet kan avgjøre.
| Pengeflyt | Grunnlag som bør finnes | Kontrollspørsmål |
|---|---|---|
| Gave til en bestemt sak | Giverens vilkår og intern sak | Kan beløpet brukes til annet? |
| Utlegg til ekstern tjeneste | Faktura og godkjenning | Hvem er rett mottaker? |
| Avtalt omplasseringsvederlag | Avtale og leveransegrunnlag | Hva betaler mottakeren for? |
| Tilbakebetaling | Beslutning og originalreferanse | Er pengene sendt og avstemt? |
Eksempel med øremerkede midler
En virksomhet mottar illustrativt 12 000 kroner til en bestemt sak. Dokumenterte utgifter er 8 500. De resterende 3 500 er ikke uten videre fritt overskudd. Undersøk gavevilkårene og la regnskapsfører avklare rapporteringen før beløpet brukes til annen drift.
En saksliste for økonomi trenger normalt ikke personlige begrunnelser for at eieren gir fra seg dyret. Begrens tilgang til slike opplysninger etter formål. Frivillige som leverer kvitteringer, bør få en enkel rutine med dato, sak og godkjenner fremfor tilgang til hele bokføringen.
Avslutt saken uttrykkelig
Ved overlevering kontrolleres avtale, åpne kostnader, utestående beløp og eventuelle midler med vilkår. Behold nødvendig dokumentasjon også når den operative saken lukkes. Endringer i avtale eller retur må knyttes til samme spor.