Tilgang skal følge et dokumentert behov og en aktuell rolle. En person som tar imot betaling, trenger ikke automatisk tilgang til lønn eller all journalinformasjon. En teknisk leverandør trenger ikke permanent administratorrolle for et kort oppsett.
Lag et lite rollekart
Beskriv hva rollen skal lese, opprette, endre, godkjenne og eksportere. Eksport er en egen risiko: en rolle som bare ser en begrenset liste i grensesnittet, kan noen ganger hente langt mer gjennom filuttak.
| Rolle | Eksempel på nødvendig oppgave | Kontroll som bør avklares |
|---|---|---|
| Resepsjon | Bestilling og betalingsstatus | Ikke automatisk full journaltilgang |
| Økonomi | Dokumenter og avstemming | Minimalt klinisk innhold |
| Lønn | Godkjent personalgrunnlag | Adskilt fra generell driftsrapport |
| Vikar | Avtalte oppgaver i perioden | Personlig konto og planlagt sluttdato |
| Teknisk bistand | Avgrenset feilretting | Godkjent tidsrom og sporbar aktivitet |
Eksempel på rollebytte
En medarbeider går fra administrasjon til en annen funksjon. Dersom den gamle rollen beholdes og den nye bare legges til, vokser tilgangen uten bevisst beslutning. Gjennomgå eksisterende rettigheter før nye tildeles. Gjør det samme ved lengre fravær og endret leverandøransvar.
Praksisen må selv vurdere hvem som skal ha faglig tilgang. Personvernroller og avtaler må bygge på faktisk behandling; Datatilsynets veiledning om databehandleravtale er relevant når en ekstern part behandler personopplysninger på virksomhetens vegne.
Avslutt mer enn brukerkontoen
Ved fratredelse kontrolleres aktive økter, delte mapper, e-postvideresending, integrasjonstilgang og eventuelle leverandørportaler. Overfør eierskap til nødvendige arbeidsflater før kontoen lukkes. Passord og nøkler som faktisk var delt, må håndteres gjennom en sikker endringsrutine.
Se vikaroverlevering og datagrenser.