Samme arbeidsdag kan gi tre forskjellige grunnlag. Utført tid kan inngå i lønn, intern kapasitetsanalyse og eventuelt fakturering, men reglene for hver bruk er ulike. Et kundetillegg er ikke en lønnsart, og en fakturert reisepost er ikke et utleggsbilag.
Registrer mens hendelsen er kjent
Be om dato, tidsrom eller mengde, oppdrag der relevant, formål og bilagsreferanse. Unngå klinisk fritekst i timelinjen. Den som godkjenner, skal kunne forstå hva registreringen gjelder uten å åpne journalen.
| Type | Minimumsgrunnlag | Egen kontroll |
|---|---|---|
| Arbeidstid | Person, dato og faktisk tidsrom | Mot plan og fravær |
| Reise | Formål og dokumentert grunnlag | Riktig ordning for faktisk reise |
| Privat betalt innkjøp | Originalbilag og virksomhetsformål | Ikke allerede betalt av bedriften |
| Kunderelatert materiell | Oppdrag og registrert mengde | Avtalt fakturerbar leveranse |
Eksempel med dobbel betaling
En ansatt legger ut for forbruksmateriell og sender kvitteringen som utlegg. Leverandøren sender også et dokument til virksomheten. Før betaling må økonomi avklare om dokumentet gjelder et allerede betalt kjøp eller et nytt krav. Beløpslikhet alene avgjør ikke saken, men kvittering og transaksjonsreferanse kan gjøre det.
Ikke bruk illustrerte interne kostnader som satser for skattefri godtgjørelse. Aktuelle satser og rapporteringskrav må verifiseres særskilt av lønnsansvarlig når grunnlaget behandles.
Avslutt mangler før fristen
Ha en kort liste over registreringer som mangler bilag eller godkjenning. Returner dem med konkret årsak, fremfor å endre medarbeiderens grunnlag uten spor. Ved senere korreksjon beholdes både opprinnelig registrering og godkjent endring.
Les lønnsgrunnlag og reiseøkonomi i felt.