En leverandørfaktura viser ikke alene at riktig mengde er mottatt. La den som bestiller, den som mottar og den som godkjenner økonomisk behandling ha en tydelig arbeidsdeling. I en liten praksis kan samme person ha flere roller, men kontrollpunktene må fortsatt gjennomføres.
Match tre hendelser
Bestillingen viser forventet leveranse og prisgrunnlag. Mottaket viser hva som faktisk kom. Fakturaen viser leverandørens krav. Hold referansene sammen, også når leveransen er delt.
| Avvik | Kontroll før godkjenning |
|---|---|
| Ti pakninger bestilt, åtte mottatt | Delleveranse eller feil? |
| Stykkpris endret | Avtalt endring eller fakturafeil? |
| Frakt lagt til | Hører den til bestillingsvilkårene? |
| Samme beløp to ganger | Duplikat eller to reelle leveranser? |
| Utstyr blandet med forbruk | Riktig beskrivelse og behandling avklart? |
Eksempel med en delt leveranse
Praksisen bestiller 20 enheter. Tolv kommer første uke, åtte neste uke. Hvis hele bestillingen automatisk øker lageret ved bestilling, blir beholdningen feil i mellomperioden. Hvis begge mottak registreres som 20, blir feilen større. La mottatte mengder styre den operative beholdningen.
For legemidler må kvalifisert personell styre faglige krav til innkjøp, lagring og håndtering. Økonomirutinens oppgave er å bevare godkjent bestillings- og bilagsgrunnlag, ikke å avgjøre hvilke midler praksisen kan bruke.
Avtaleendringer må kunne finnes
Leverandørbytte, nye prisbetingelser og nye kontonumre trenger en kontrollert oppdatering. Kontonummerendringer bør bekreftes gjennom en kjent leverandørkontakt før neste betaling. Ikke la et automatisk fakturauttrekk endre betalingsregisteret uten kontroll.
Forventede kreditnotaer følges til de er mottatt og avstemt. Et løfte i e-post skal ikke forsvinne fra arbeidslisten når originalfakturaen betales.
Se lager og forbruk og utstyrsøkonomi.