Finn oppgaven i guiden
Avklar kunde, økonomisk ramme og avslutningspunkt på nytt i den mottakende praksisen. En henvisning gir ikke automatisk en fakturaavtale med henviseren. Dyreeier, bestiller, fakturamottaker og mottaker av faglig oppfølging kan ha ulike roller.
Et forløp kan ha flere leveranser
Registrer henvisningsreferansen sammen med mottakende praksis sitt oppdragsnummer. Del et lengre forløp i leveranser som kan godkjennes: første undersøkelse, ekstern undersøkelse og senere oppfølging. Behold også hvem som kan akseptere økonomiske endringer.
Klinisk behov, prioritering og videre plan avgjøres av fagpersonene. Administrasjonen trenger tydelige leveransestatuser og økonomiske referanser, slik at avsluttet arbeid ikke forsvinner mellom to kalenderbesøk.
| Ansvar | Praktisk avklaring |
|---|---|
| Mottak | Riktig kunde og avtalt økonomisk ramme |
| Fagperson | Hvilke leveranser som er gjennomført og kan gi økonomigrunnlag |
| Koordinator | Åpne punkter, neste besøk og eksterne grunnlag |
| Fakturering | Dokument, mottaker og forskudd |
| Økonomi | Betaling, leverandørkostnad og avstemming |
Eksempel med forskudd og to fakturaer
Et tenkt forløp har første leveranse til 4 000 kroner, ekstern undersøkelse til avtalt kundebeløp 2 500 og senere oppfølging til 3 000. Samlet avtalt grunnlag er 9 500. Kunden betaler 3 000 på forhånd.
Når de to første leveransene er ferdige og økonomigrunnlaget er godkjent, er første fakturagrunnlag 6 500. Forskuddet på 3 000 kobles til dette oppgjøret, slik at den ubetalte resten er 3 500. Etter gjennomført oppfølging kommer et nytt grunnlag på 3 000.
| Oppgjørsledd | Dokumentgrunnlag | Innbetaling |
|---|---|---|
| Forskudd | Knyttet til samme oppdrag | 3 000 |
| Første faktura | 6 500 | Resterende 3 500 |
| Andre faktura | 3 000 | 3 000 |
| Samlet | 9 500 | 9 500 |
Kontroller at forskuddet bare brukes én gang. Første faktura skal ikke registreres som et nytt salg på 3 500 i en annen løsning samtidig som hele 6 500 allerede er registrert. Dokumentflyten må følge valgt regnskapsmodell, med referanse til tidligere innbetaling.
Ekstern kostnad og kundens pris er forskjellige grunnlag
I eksemplet forventer praksisen å betale 1 800 for den eksterne undersøkelsen. Kundens avtalte linje er 2 500. Hvis leverandørfakturaen blir 1 950, er 150 et kostnadsavvik å undersøke. Det er ikke automatisk et nytt krav mot kunden.
Registrer leverandør, bestilling og forventet kostnad før bilaget kommer. En sen leverandørfaktura kan ellers gi et for godt bilde av bidraget i perioden hvor kundens leveranse ble ferdig. Hvis laboratoriet fakturerer kunden direkte etter en annen avtale, skal praksisen ikke også behandle samme leveranse som eget salg og eget kjøp.
Når forløpet endres
Hvis ny informasjon gjør at videre arbeid foreslås, oppdateres det økonomiske grunnlaget med ny versjon og bekreftet svar fra rett bestiller. Ikke endre den opprinnelige rammen slik at den nye prisen ser ut som en gammel avtale.
Hvis kunden ikke gjennomfører siste oppfølging, må oppdraget avsluttes med faktisk levert arbeid og håndtering av gjenstående bestilling etter avtalen. En ledig kalenderluke betyr ikke at økonomisaken er ferdig. Åpne betalinger eller forventede leverandørkreditter kan fortsatt gjenstå.
Månedsslutt midt i forløpet
Anta at første faktura og de to første leveransene gjelder måned én, mens oppfølgingen først skjer i måned to. Ved første periodeslutt skal listen kunne vise levert grunnlag 6 500, kundens mottatte beløp, eventuell åpen rest og forventet ekstern kostnad. Den fremtidige oppfølgingen på 3 000 vises som planlagt arbeid, ikke som om den allerede var gjennomført.
Gi regnskapsfører faktisk levering og betalingsstatus for vurdering av periodisering. En intern lønnsomhetsrapport bør samtidig se hele forløpet, slik at ressursbruk i to måneder ikke feilaktig rangeres som to uavhengige kunder.
Overlever to forskjellige løp
Faglig rapport og videre oppfølging sendes til rett mottaker i det avklarte faglige løpet. Økonomi får dokumenter, betalingsreferanser og åpne saker. Begge trenger en navngitt ansvarlig ved ferie, fravær eller annen overføring.
Før oppdraget lukkes, kontrolleres gjenstående leveranser, kundeposter, leverandørposter og korreksjoner. Et ferdig klinisk notat lukker ikke en uavklart betaling, og en fullt betalt faktura avslutter ikke en avtalt faglig overlevering.
Les prisoverslag og tillegg, laboratoriekostnader og månedsslutt.