Avklar om laboratoriet fakturerer praksisen eller kunden. Samme undersøkelse må ikke bli stående som både kundens direktekjøp og praksisens egen kostnad med viderefakturering. Klinisk bestilling og tolkning ligger hos fagpersonene.
Et administrativt minimum
Bruk en bestillingsreferanse som økonomiteamet kan koble til oppdraget, laboratoriet og en forventet kostnad. En pseudonym intern referanse er normalt bedre i økonomilisten enn fritekst om dyrets helsetilstand. Hvilke opplysninger laboratoriet trenger, håndteres i den faglige prosessen.
| Før bestilling | Ved mottatt faktura | Før kundens sluttoppgjør |
|---|---|---|
| Avtal betaler og referanse | Match antall og avtalt prisgrunnlag | Sjekk om ekstern kostnad er komplett |
| Registrer forventet kostnad | Undersøk duplikater og frakt | Forklar eventuelt avvik fra overslag |
| Sett ansvarlig for avvik | Behold bilagsreferanse | Dokumenter godkjent videreføring |
Eksempel med sen leverandørfaktura
Et klinikkoppdrag avsluttes fredag, mens laboratoriefakturaen kommer to uker senere. Uten en registrert forventet kostnad kan klinikken enten glemme posten eller sende en uventet tilleggsfaktura. Merk derfor oppdraget med «ekstern kostnad uavklart» og hvem som skal avklare den.
Regnskapsfører vurderer periodisering og avgiftsbehandling; laboratoriets fakturadato alene forklarer ikke hvilket oppdrag kostnaden gjelder. En prisøkning eller manglende bestillingsreferanse skal undersøkes før den automatisk legges på kunden.
Avslutt også avviket
Dersom laboratoriet krediterer en feil, knytt kreditnotaen til originalfakturaen og vurder om kunden også skal få en korreksjon. Unngå at leverandørkreditten blir inntekt i en rapport mens kundens regning fortsatt har feil grunnlag.
Les prisoverslag og tillegg og kontroll av leverandørfaktura.
For feltoppdrag ved akvakulturlokaliteter viser økonomiflyten i en fiskehelsepraksis hvordan prøve- og fakturareferanser følger praksisens avtale gjennom flere besøk.
Driver dere selve laboratoriet, viser administrasjon i en dyrediagnostisk virksomhet hvordan bestilling, prøve og fakturerbar leveranse får egne referanser og statuser.