Finn oppgaven i guiden
Godkjenn migreringen med dokumenter og beløp som kan spores. En fil som er lastet opp uten feilmelding kan fortsatt ha feil kunde, dato eller restsaldo. Prøven må vise at en bestemt betaling og en bestemt korreksjon kan behandles etter importen.
Avgrens dataene før leverandøren henter ut alt
Skill kunderegister, åpne dokumenter, forskudd, varer og aktuelle avtaler. Historiske dokumenter kan trenge et kontrollert lesearkiv fremfor ny registrering som salg. Avklar hvordan originalene skal gjenfinnes før gammel tilgang avsluttes.
Klinisk journal har et eget faglig overførings- og tilgangsløp. Ta det opp med praksisens fagansvarlige og leverandør, slik at økonomiimporten ikke blir en tilfeldig kopi av journalen.
| Datasett | Før prøveimport | Etter prøveimport |
|---|---|---|
| Kunder | Bekreftet identitet og separate avtalepartnere | Riktig fakturamottaker og referanse |
| Åpne poster | Saldo per dokument på samme dato | Samme totalsaldo og riktig delbetaling |
| Forskudd | Beløp koblet til bestilling | Gjenfinnbar reservasjon og rest |
| Varer | Enhet, kode og gyldig prisgrunnlag | Riktig mengde ved prøvesalg og retur |
| Aktuelle avtaler | Periode, prisversjon og betalingsstatus | Ingen ny belastning ved ren overføring |
Ikke slå sammen kunder bare på navn
«Stall Nord» og «Stall Nord AS» kan være ulike parter, eller samme foretak med ulik tekst. Undersøk identiteten og de åpne dokumentene før poster slås sammen. Dyrets navn er heller ikke en sikker nøkkel for å kombinere kundeprofiler.
Et feltkart bør vise kildefelt, målfelt, format og hva dere gjør med tomme eller ugyldige verdier. Prøv navn med norske tegn, lange referanser, ulike datoformater og en kunde med flere dyr. Disse detaljene kan endre betydningen uten å utløse en teknisk importfeil.
Regneeksempel med åpne poster
Et uttrekk har 120 åpne dokumenter med samlet saldo 480 000. Etter importen viser ny løsning 119 og 476 000. Differansen er 4 000, men ett manglende dokument er bare en mulig forklaring. To feil som går i hver sin retning kan gi samme totalsum.
Sammenlign derfor både antall, samlet saldo og saldo per dokument. Ta med kundens identitet og originalreferanse. Kontroller også kreditnotaer og betalinger som ikke er ferdig utlignet. En korrekt sum beviser ikke at riktig kunde får riktig påminnelse.
Prøv arbeidet etter importen
Registrer en oppdiktet innbetaling på en importert delbetalt faktura. Kontroller at restsummen blir riktig, at originalen fortsatt kan åpnes, og at det ikke opprettes nytt salg.
Gjør deretter en korreksjon på et annet dokument. Se hvordan kreditnota, eventuell refusjon og eksport til regnskap henger sammen. Ved forskudd må en flyttet reservasjon fortsatt kunne bruke den eksisterende betalingen én gang.
Sett en tydelig overgangsdato
Avtal siste endring i gammel løsning, tidspunkt for endelig uttrekk og hvem som godkjenner kontrollsummene. Nye betalinger og oppdrag i overgangsperioden må ha én bestemt arbeidsflate. Hvis begge systemer er åpne, må det være eksplisitt hvilke oppgaver som registreres hvor.
Prøven skal kunne avvises uten at dere blir stående med produksjonsdokumenter i begge systemer. Avtal hvordan dere går tilbake før dere oppdager en feil på en travel kundedag.
Overlever et grunnlag som kan brukes
Noter hva som ble overført, hva som ble igjen, hvilke avvik som er akseptert og hvem som følger dem opp. Behold uttrekksdato, format og kontrollresultat. Tilganger til gamle dokumenter og aktuelle leverandørportaler må fortsatt virke for de oppgavene som gjenstår.
Praksisen bør kunne finne én original, forklare én åpen post og utføre én korreksjon uten å ringe prosjektet på nytt. Da er overleveringen mer verdt enn en generell melding om at importen er fullført.
Se akseptansetesten og leverandørbytte.