Ikke si opp før nødvendig dokumentasjon er sikret og prøvd. En lovnad om «full eksport» må konkretiseres med datasett, referanser, vedlegg, format og tilgjengelighet etter sluttdato. Klinisk journal har et eget faglig spor som må vurderes særskilt.
Undersøk avslutningen tidlig
Be om prøveuttak mens avtalen fortsatt løper. Åpne fakturaer uten vedlegg, ugyldige filformater eller manglende kobling mellom betaling og dokument kan gjøre et tilsynelatende stort uttrekk lite nyttig.
| Område | Spørsmål før oppsigelse |
|---|---|
| Oppsigelse | Frist, binding og bekreftet sluttdato? |
| Eksport | Hvilke data og vedlegg inngår, til hvilken kostnad? |
| Historikk | Hvordan gjenfinnes originaldokumentet etterpå? |
| Åpne saker | Hvor håndteres sen betaling og korreksjon? |
| Tilganger | Hvem fjerner brukere og integrasjonsnøkler? |
| Sletting | Hvilke data slettes eller beholdes, på hvilket grunnlag? |
Eksempel med sen refusjon
En booking fra gammel løsning blir avbestilt etter systembyttet. Dere trenger fortsatt originalbestilling, innbetalingsreferanse og adgang til riktig refusjonsløp. Hvis gammel tilgang er stengt før dette er avklart, kan kunden bli sendt mellom leverandørene.
Lag en overgangsliste over slike saker. Definer hvilket system som eier korreksjonen, og hvordan effekten dokumenteres i ny økonomiflyt. Ikke opprett samme opprinnelige salg på nytt bare for å få en knapp for refusjon.
Lukk avtalen med dokumentasjon
Bekreft at eksport er kontrollert, åpne saker er fordelt og nødvendige tilganger fungerer i den nye løsningen. Deretter kan gammel tilgang og tekniske koblinger avsluttes etter avtalt plan. Behold kvitteringer på oppsigelse og avklart datahåndtering.
Oppbevaring og sletting må vurderes ut fra faktiske plikter; en standardkontrakt eller denne sjekklisten fastsetter ikke én felles frist for alle datasett.
Se migrering og datagrenser.