Send økonomi det som trengs for økonomioppgaven. Et oppdragsnummer, godkjente tjenestelinjer og dokumentreferanser kan ofte forklare fakturaen uten hele journalteksten. Hvilket klinisk innhold som må beholdes og være tilgjengelig, avgjøres i praksisens faglige journalrutine.
Del etter formål
Lag et feltkart med kilde, mottaker, formål og tilgang. Ikke bare skriv «kundedata» på en pil mellom systemer. Fritekstfelt kan inneholde langt mer enn leverandørene forventer, og bør undersøkes særskilt før eksport.
| Feltgruppe | Typisk formål | Kontroll før overføring |
|---|---|---|
| Oppdragsreferanse | Spore økonomihendelsen | Stabil og uten klinisk fritekst |
| Kunde og fakturamottaker | Utstede og følge opp krav | Riktig avtalepart og nødvendige felt |
| Godkjente økonomilinjer | Beløp og leveransegrunnlag | Ikke skjult journalinnhold |
| Klinisk tekst og vedlegg | Faglig dokumentasjon | Egen faglig og personvernmessig vurdering |
To ansvarslinjer må møtes
Mattilsynets veiledning til journalforskriften for dyrehelsepersonell er relevant når praksisen avklarer journalansvaret.
Dyreeieres og ansattes personopplysninger må også behandles riktig. Datatilsynet forklarer at rollene som behandlingsansvarlig og databehandler følger den faktiske behandlingen. En teknisk leverandøravtale kan ikke alene navngi seg bort fra dette ansvaret.
Test med oppdiktede opplysninger
Legg en markør i et klinisk fritekstfelt i testmiljøet. Kontroller at markøren ikke dukker opp i økonomifilen, feilrapporten eller lederrapporten. Gjør samme kontroll på vedlegg og skjulte eksportkolonner. Ikke bruk ekte kunde- eller journaldata for å demonstrere at en kobling fungerer.