En gjentakelse i kalenderen er ikke i seg selv en avtale om omfang og betaling. Skriv ned hva som bestilles per gang, hva som krever egen godkjenning og hvem som kan representere kunden. Faglig oppfølging og kliniske vurderinger avtales og utføres av praksisen.
Velg riktig avtalenivå
En stall kan organisere tidspunkt uten å være betaler for alle hesteeierne. En dyreholder kan bestille et samlet oppdrag for egne dyr. Administrasjonen må vite hvilken av disse modellene som gjelder før faktura utstedes.
| Punkt | Spørsmål som skal besvares |
|---|---|
| Part | Hvem inngår avtalen og betaler? |
| Omfang | Hva inngår, og hvordan bestilles tillegg? |
| Besøksplan | Er datoen bindende eller foreløpig? |
| Tilgang | Hvem sørger for at oppdraget kan gjennomføres? |
| Endring | Hvordan dokumenteres avlysing eller ny bestilling? |
Eksempel med fast besøksdag
Seks kunder forventer besøk annenhver uke. I en bestemt uke har bare fire bekreftet et konkret behov. Dersom alle seks automatisk får et fakturagrunnlag, fakturerer praksisen kalenderen fremfor det avtalte arbeidet. En forhåndsbekreftelse gjør det mulig å planlegge riktig rute og ressursbruk.
Avtalen kan skille en eventuell fast beredskaps- eller administrasjonsytelse fra faktisk utførte oppdrag, men slike ytelser må være reelt avtalte og beskrives presist. La regnskapsfører vurdere inntektsføring og avgiftsbehandling ut fra innholdet, ikke fra navnet på pakken.
Revider ved endret drift
Ny eier, nytt foretaksnummer eller annen bestiller kan endre partsforholdet. Behold historikk på tidligere avtale og innhent oppdatert bekreftelse. Ikke la kontaktpersonen i en adresseliste bli eneste bevis på hvem kunden er.
Les eier og betaler og avtalt kapasitetsbruk.