Registrer rollene hver for seg. En oppdretter kan bestille, en medarbeider levere dyret og en ny eier oppgis som fakturamottaker. Dette er ikke nok til å fastslå at sistnevnte har akseptert betalingsansvaret.
En enkel rollekontroll
Før et oppdrag åpnes, spør hvem som bestiller, hvem som kan godkjenne endringer, og hvem praksisen har avtalt skal betale. Hold svarene adskilt fra dyrets medisinske opplysninger. Ved delt betaling bør både beløpsfordeling og fremgangsmåte ved avslag være avklart.
| Situasjon | Administrativ avklaring |
|---|---|
| Ansatt leverer arbeidsgivers dyr | Identifiser foretak og bestillingsfullmakt |
| Eier ber om faktura til familiemedlem | Innhent bekreftelse fra riktig avtalepart |
| Forsikringsoppgjør vurderes | Avklar hva som fortsatt står åpent hos kunden |
| Eierskifte etter bestilling | Ikke overskriv hvem som inngikk den opprinnelige avtalen |
Eksempel på feil som kan unngås
Klinikken har tidligere sendt faktura til Stall A. Et nytt besøk gjelder et privateid dyr som står på samme stall. Automatisk kopiering av mottaker fra forrige besøk kan gi feil krav. Bruk en ny oppdragsbekreftelse med mottaker og referanse, selv om kontaktstedet er kjent.
Bestillingsbekreftelsen kan oppsummere: «Dette oppdraget er bestilt av foretak X, med kontaktperson Y. Fakturareferanse er Z. Endringer i mottaker må avklares med oss.»
Endre uten å miste sporbarheten
Gi økonomiansvarlig en egen kø for endring av fakturamottaker. Ta vare på opprinnelig bestilling, bekreftelsen på endringen og eventuelle korrigerende dokumenter. Hvis penger allerede er mottatt, må korreksjon og tilbakebetaling avklares mot de faktiske betalingene før mottakeren endres. Resepsjonen skal kunne stoppe fakturering når roller er uklare, uten å endre kliniske vurderinger.