Et besetningsbesøk må ha en tydelig bestiller og et avtalt økonomisk omfang. Antall dyr i en besetning er ikke automatisk fakturerbar mengde. Faglig kontroll, behandling og dokumentasjon vurderes og utføres av praksisens kvalifiserte personell.
Skill avtale, besøk og faktisk leveranse
En løpende avtale kan sette rammen for besøk, men hvert besøk trenger gjennomført grunnlag. Registrer gårdens avtalepart, referanse, dato, relevant omfang og eventuelle godkjente tillegg. Kundens regnskap for landbruksproduksjon er et annet arbeidsområde enn veterinærpraksisens regnskap.
| Nivå | Innhold som må avklares |
|---|---|
| Rammeavtale | Ytelser, prisgrunnlag, parter og endringsmåte |
| Besøksplan | Tidspunkt, tilgang og kontakt ved avvik |
| Gjennomført besøk | Godkjente økonomilinjer og brukt materiell |
| Eksterne kostnader | Laboratoriebestilling og forventet bilag |
| Oppgjør | Samlefaktura eller faktura per besøk etter avtalen |
Eksempel med variabelt besøksomfang
Rammen gjelder et planlagt besøk med en avklart tjeneste og inntil et visst antall registreringer. Ved besøket er omfanget annerledes enn planlagt. Behold faktisk grunnlag og dokumenter hvordan endringen ble avtalt. Ikke oppdater rammeavtalens historikk slik at det ser ut som nytt omfang alltid var inkludert.
Ved samlefakturering over flere besøk må både dato og besøksreferanse følge linjene. Det gjør kunden i stand til å forstå kravet og klinikken i stand til å oppdage et besøk som mangler.
Vurder ressursbruk på riktig nivå
Reise, klargjøring og etterarbeid kan fordeles på besøket i en intern analyse. Kliniske beslutninger skal ikke følge et mål om flere fakturerte enheter. Bruk ressursanalysen til bedre plan, avtaleklarhet og dokumentflyt.