Finn oppgaven i guiden
Sammenlign riktig betalingsgrunnlag med riktig oppgjør. Dagens salg og dagens bankinnbetaling gjelder ikke nødvendigvis de samme konsultasjonene. Et avvik kan være penger på vei, en uregistrert refusjon eller en transaksjon som faktisk mangler.
Start med betalingene, ikke hele omsetningen
En faktura som fortsatt venter på forsikringsoppgjør, skal ikke forventes i kortleverandørens oppgjør. Et forskudd kan derimot være en kortbetaling selv om leveransen skjer senere. Avstem betalingskanalen med dens faktiske transaksjoner; vurder salgs- og inntektsgrunnlaget separat.
For en klinikk er time til oppgjør grunnlaget for å forstå hvilken del som er betalt med kort, og hva som fortsatt står hos andre betalere.
Tre kilder må kunne kobles sammen:
| Kilde | Det den forklarer | Referansen som må bevares |
|---|---|---|
| Kasse eller betalingsregistrering | Brutto belastninger og tilbakebetalinger per kanal | Transaksjon og tilhørende dokument eller avtale |
| Leverandørens oppgjør | Hvilke transaksjoner, gebyrer og andre fradrag som inngår | Oppgjørsnummer og inkluderte transaksjoner |
| Bank | Faktisk mottatt netto og bankdato | Bankpost og tilhørende oppgjør |
Kontroller også hvilken klinikk, juridisk enhet og terminal rapporten gjelder. Et samlet bankbeløp fra flere terminaler må kunne deles tilbake til de riktige underlagene.
Regn fra åpent oppgjør til ny rest
I eksemplet står 6 000 kroner fra et tidligere kortoppgjør fortsatt til utbetaling ved dagens start. Nye kortbelastninger er 24 000. Refusjoner på 1 000 og spesifiserte gebyrer på 230 inngår i samme avgrensede oppgjørsgrunnlag. Banken mottar 26 000 i løpet av dagen.
| Bevegelse i oppgjøret | Beløp |
|---|---|
| Åpent fra tidligere | 6 000 |
| Nye brutto kortbelastninger | 24 000 |
| Refusjoner som inngår | −1 000 |
| Spesifiserte gebyrer | −230 |
| Tilgjengelig for utbetaling | 28 770 |
| Mottatt i bank | −26 000 |
| Fortsatt åpent mot betalingsleverandør | 2 770 |
Resten på 2 770 skal forklares med leverandørens spesifikasjon. Den er ikke et nytt kundekrav: kunden kan allerede ha betalt fullt. Det er heller ikke et ekstra gebyr som kan legges til de dokumenterte 230.
Tallene er en avstemmingsmodell for betalingsstrømmen. Gebyret og refusjonen må faktisk tilhøre det valgte oppgjøret for at beregningen skal holde.
Neste bankdag og månedsskiftet
Hvis 2 770 kommer på konto neste bankdag, matches innbetalingen mot det åpne oppgjøret. Nye kortbelastninger den dagen får sitt eget spor. Beløpet som kom senere, skal ikke opprette et nytt salg.
Ved månedsslutt beholdes listen slik den så ut på skjæringsdatoen: oppgjørsnummer, forventet beløp, mottatt beløp og de 2 770 som fortsatt var åpne. Bankposten neste måned forklarer senere oppgjør, men endrer ikke hva som var mottatt på skjæringsdatoen. Bruk dette underlaget i månedsslutten.
Hvis banken bare får 2 570
Da er 200 fortsatt uforklart. Søk først etter oppgjørsnummeret og se om leverandøren har holdt tilbake 200, tatt med en dokumentert kortinnsigelse eller brukt et annet oppgjørsutvalg. Et fradrag må kunne forklares med en faktisk post.
Hvis spesifikasjonen viser 2 770 utbetalt mens banken bare viser 2 570, kontroller valuta, riktig bankkonto og om en annen bankpost inngår. Send de konkrete referansene til leverandøren ved behov. Ikke endre kundens salg eller opprette en ny refusjon for å tvinge differansen til null.
Et dokumentert tilbakehold og et endelig gebyr er forskjellige forhold. Behold forklaringen og avtal behandlingen med regnskapsfører. Sett ansvarlig og dato for neste kontroll på de 200 til saken er avklart.
Kontroller at en refusjon ikke blir trukket to ganger
En refusjon kan være registrert i kassen én dag og inngå i leverandørens oppgjør en annen dag. Koble original betaling, korrigerende dokument og refusjonstransaksjon. Kontroller om rapporten viser brutto før refusjon eller allerede har trukket refusjonen fra; et ekstra manuelt fradrag kan ellers redusere beløpet to ganger.
Når refusjonsstatus er uavklart, må dere undersøke transaksjonen før dere prøver en annen betalingskanal. Kreditnota og refusjon viser en sak med delt betaling og to refusjonsforsøk.
En avsluttet kontroll skal kunne gjentas
Lagre rapportutvalg og referanser slik at en annen person kan gjenskape beregningen. Dagskontrollen leter etter manglende rapporter, duplikater og uforklarte beløp. Periodekontrollen følger også gamle oppgjør som fortsatt står åpne.
Er avviket i stedet en kunde som bare har betalt deler av regningen, bruk utestående poster. Den arbeidslisten følger en annen motpart enn kortavstemmingen.