Finn oppgaven i guiden
Undersøk resten før du sender påminnelsen. En liste sortert etter alder viser hvor lenge posten har vært åpen. Den forteller ikke om kunden mangler å betale, om grunnlaget er feil eller om pengene allerede finnes i banken.
Begynn med én sak som kan følges til slutt
En klinikkfaktura på 5 000 kroner har to registrerte innbetalinger: 2 500 og 1 800. Resten i systemet er 700. Kunden mener en linje på 400 er feil, og klinikken finner dokumentasjon som bekrefter dette. Korreksjonen godkjennes og en kreditnota på 400 registreres mot originalen.
| Hendelse | Beløp | Ubetalt rest |
|---|---|---|
| Opprinnelig faktura | 5 000 | 5 000 |
| Første innbetaling | −2 500 | 2 500 |
| Andre innbetaling | −1 800 | 700 |
| Godkjent kreditnota | −400 | 300 |
| Avklart restbetaling | −300 | 0 |
Kunden skal i dette eksemplet betale 300 etter korreksjonen. Det opprettes ikke et nytt salg på 300, og det refunderes ikke 400 når kunden fortsatt har en ubetalt rest. Kreditnota og refusjon viser forskjellen mellom en korreksjon av ubetalt og fullt betalt regning.
Hvis undersøkelsen ikke bekrefter kundens innsigelse, må saken få en dokumentert avklaring i stedet for en tilfeldig kreditnota. En uenighet er en årsak til oppfølging, ikke i seg selv bevis for at kravet er feil eller riktig.
Gi posten en årsak som endrer neste handling
Arbeidslisten trenger dokumentnummer, bekreftet kunde, åpent beløp, årsak, ansvarlig, siste handling og neste kontrollpunkt. Bruk referanser fremfor journaltekst og personlige vurderinger.
| Sak | Dokumentert situasjon | Neste handling |
|---|---|---|
| K-41 | Rest 300 etter korrigert regning | Send forklaring og følg avtalt betaling |
| K-42 | 1 200 betalt i bank, men ikke koblet til faktura | Kontroller avsender og referanse; match eksisterende betaling |
| K-43 | 400 venter på svar fra forsikringsselskap | Hent oppgjørssvar og avklar riktig motpart |
| K-44 | 900 står på feil fakturamottaker | Kontroller bestillingen og rett dokumentflyten |
| K-45 | Rest 600 med dokumentert betalingsavtale | Følg dato og beløp i avtalen |
Beløpene gjelder forskjellige saker. Ikke bruk en ledig innbetaling på 1 200 til å redusere andre kunders rester bare fordi totalsummen ser bedre ut.
Innbetaling uten kobling er ikke et nytt krav
For K-42 kan fakturaen fortsatt stå åpen samtidig som bankposten er registrert. Søk etter fakturanummer, beløp, dato og bekreftet avsender. Undersøk også om betalingen allerede er registrert på en annen kunde eller om datofilteret skjuler originalen.
Når sammenhengen er dokumentert, kobles den eksisterende betalingen til riktig post. Ikke registrer den samme innbetalingen på nytt for å få fakturaen til å se betalt ut. En nullsaldo alene beviser heller ikke at de riktige dokumentene er koblet sammen.
Bruker dere ReAI, viser hjelpen for kunde- og leverandørreskontro hvordan eksisterende faktura, betaling og kreditnota kontrolleres og knyttes sammen. Lukking av poster sender ikke penger til banken.
Forsikringsrest og feil mottaker må til riktig ansvarlig
For K-43 må klinikken få et oppgjørssvar før den bestemmer hvor de 400 hører hjemme. Forsikringsoppgjørsguiden viser hvordan en rest kan fordeles mellom etterbetaling og bekreftet kundedel.
For K-44 er ikke løsningen å endre e-postadressen og sende den gamle regningen videre. Finn hvem som faktisk bestilte og aksepterte betalingsansvaret. Behold opprinnelig grunnlag og kontrollert korreksjon. Eier og betaler hjelper med rollekontrollen.
Avklar om ordinær automatisk oppfølging skal settes på vent mens feil eller innsigelser undersøkes, og hvem som gjenopptar den når grunnlaget er avklart. Dersom en sak går til formell innkreving, må lovlige fremgangsmåter og ansvar vurderes særskilt.
Planlegg bare nye penger som faktisk ventes inn
K-42s 1 200 finnes allerede i banken og skal ikke legges til som fremtidig innbetaling i likviditetsplanen. K-41s 300 kan legges på forventet dato når grunnlaget er forklart og betalingsforventningen er reell. K-43s 400 står som usikker til oppgjørssvaret avklarer videre løp.
For K-45 følger kontantplanen den faktiske betalingsavtalen. Flyttes en dato, registreres ny avklaring; ikke la en gammel forventning rulle automatisk fra uke til uke. Bruk likviditetsplanen til å vise effekten av forsinkelsen.
Mål om sakene beveger seg
Gå ukentlig gjennom saker uten årsak, uten ansvarlig eller uten neste kontrollpunkt. Se også etter gjentatte feil i betalingsreferanse og fakturamottaker. Målet er at hver sak får riktig løsning, ikke at alle får samme påminnelse.
Ved månedsslutt beholdes åpent beløp og kjent årsak på skjæringsdatoen. En innbetaling etterpå er nytt bevis i saken, men må kunne skilles fra det som faktisk var mottatt ved avslutningen. Gamle og usikre fordringer gjennomgås med regnskapsfører i månedsslutten.