Finn oppgaven i guiden
Følg hvert krav til riktig motpart, helt frem til innbetaling. At saken er sendt eller godkjent, er nyttig statusinformasjon. Først en bekreftet betaling viser hvilke penger klinikken har mottatt.
Før innsending: avklar hvem som skal betale
Registrer kundens avtalte del og hvilket beløp som forventes håndtert gjennom forsikringsoppgjøret. Riktig foretak eller person skal stå på økonomidokumentet. Ikke anta at den som leverer dyret, også er fakturamottaker.
Direkteoppgjør bygger på leverandørens avtale og rutiner. Agrias klinikkinformasjon beskriver blant annet dokumentasjon og fremgangsmåte for deres ordning. Bruk tilsvarende gjeldende kilde hos det selskapet saken gjelder, fremfor å gjenbruke ett generelt innsendingsskjema til alle.
Kliniske vedlegg følger den faglige innsendingskanalen. Økonomilisten trenger saks- og dokumentreferanser, beløp og status. Den trenger ikke en kopi av alle vedleggene.
Hold fire statuser adskilt
| Status | Hva klinikken vet | Neste kontroll |
|---|---|---|
| Klargjort | Grunnlaget er samlet | Mottaker og dokumenter er kontrollert |
| Sendt | Innsendingen har en kvittering eller referanse | Følg opp svar eller mangler |
| Avklart | Oppgjørssvaret viser beløp og eventuelt avvik | Kontroller rest og forventet innbetaling |
| Betalt | Et faktisk beløp er mottatt | Match mot dokument og lukk riktig post |
Et felt kalt «forsikret» dekker ingen av disse kontrollene. Et enkelt saksregister med status, dato, ansvarlig og neste handling kan være mer nyttig enn en stor rapport uten oppfølging.
Eksempel: utbetalt mindre enn forventet
Regningen i eksemplet er 8 000 kroner. Kunden betaler 2 500, og forventet forsikringsoppgjør er 5 500. Det kommer 5 100. Resten på 400 må forklares.
Undersøk om oppgjørssvaret gjelder hele kravet, om beløpet fordeles over flere innbetalinger, eller om grunnlaget er endret. Sammenhold svaret med avtalt betalingsansvar. Først da kan klinikken avgjøre om den skal rette et krav, korrigere et dokument eller følge opp kunden.
I dette eksemplet svarer forsikringsselskapet at 100 kommer i en senere utbetaling, og at 300 ikke dekkes etter oppgjøret. Klinikken kontrollerer svaret og at de 300 faktisk er kundens ansvar etter avtalen. Kunden får forklaringen med referanse til det opprinnelige kravet. Det opprettes ikke et nytt salg på 400.
| Innbetaling | Mottatt i hendelsen | Rest på opprinnelig beløp |
|---|---|---|
| Kundens første betaling | 2 500 | 5 500 |
| Første forsikringsutbetaling | 5 100 | 400 |
| Avklart etterbetaling fra forsikring | 100 | 300 |
| Kundens avklarte restbetaling | 300 | 0 |
De fire innbetalingene summerer seg til 8 000. Begge etterbetalingene matches mot samme dokumentgrunnlag, med riktige referanser. Hvis kontrollen i stedet viser at prisen eller selve kravet er feil, må dokumentet korrigeres; en rabatt brukes ikke som standardløsning på en uforklart rest.
Avslag og manglende dokumentasjon
Avslag, spørsmål om vedlegg og uavklart dekning er forskjellige hendelser. Registrer konkret hva som mangler og hvem som kan skaffe det. Kliniske avklaringer går til fagpersonen, mens feil fakturamottaker går til den som kan kontrollere bestillingen.
Ved ny innsending etter en dokumentert avvisning beholdes koblingen til originalen. Ved et tidsavbrudd uten svar må dere først undersøke om kravet faktisk er mottatt. Blind gjentakelse kan skape parallelle saker som senere gir uklart oppgjør.
Hvis kunden bestrider resten, behold dokumentasjon og avklar saken før ordinær automatisert oppfølging fortsetter. Restlisten skal vise at det er en avklaringssak, ikke bare et gammelt ubetalt beløp.
Korreksjon etter at penger er mottatt
Ved feil eller endret leveranse kan flere parter være berørt. En kreditnota til kunden og en korreksjon i forsikringssaken må stemme med samme hendelse. Avklar hvilken betaler som skal ha penger tilbake, og gjennom hvilken kanal.
Et eksempel: Kunden har betalt sin del, og forsikringsoppgjøret er mottatt. En økonomilinje på 800 skal korrigeres. Det betyr ikke automatisk at kunden skal ha 800 tilbake; fordelingen må følge den dokumenterte korreksjonen og oppgjøret. Behold begge betalingsreferansene og eventuelle refusjoner.
Månedsskifte og kontroll av gamle saker
Vis hva som var åpent på skjæringsdatoen, også når betalingen kommer senere. Et etterfølgende bankbeløp skal matches mot den eksisterende posten, ikke opprette nytt salg.
En ukentlig gjennomgang kan skille saker som venter på svar, mangler grunnlag, har et beløpsavvik eller er klare til å lukkes. Prioriter også saker uten neste handling. Ellers blir de samme restene med i rapporten måned etter måned uten at noen undersøker dem.
Les utestående poster, kreditnota og refusjon og månedsslutt. Kontakt Pelovi om dere vil ha hjelp med denne avstemmingen.