Finn oppgaven i guiden
Gi hver helseavtale en egen referanse som følger både betaling og bruk. En månedlig belastning forteller ikke alene hvilke tjenester kunden har mottatt, hva som gjenstår eller om avtalen er avsluttet. Dette må kunne finnes igjen per avtale og dyr.
Beskriv hva kunden kjøper
En helseavtale kan gi bestemte tjenester over en periode, rabatt på senere kjøp eller en kombinasjon. Dette er forskjellige økonomiske modeller. Skriv hvilke leveranser som inngår, når de kan brukes, og hva som bestilles og betales utenom avtalen.
Kunden bør forstå start, betalingsintervall, fornyelse, avslutning og håndtering av endringer. Klinikkens fagpersoner fastsetter det faglige innholdet. Den administrative løsningen skal gjøre den avtalte leveransen synlig, ikke foreslå behandling for å fylle en kvote.
Avklar også om avtalen gjelder ett bestemt dyr eller flere dyr hos samme eier. Et navn i kunderegisteret er en for svak nøkkel når en eier har flere aktive avtaler.
Koble sammen tre oversikter
| Oversikt | Dette skal fremgå | Typisk feil å oppdage |
|---|---|---|
| Avtale | Kunde, dyrereferanse, innhold, periode og versjon | Gammel pris eller feil avtaletype ved fornyelse |
| Betaling | Dokument, forfall, innbetalt beløp og rest | Et mislykket trekk er merket betalt |
| Bruk | Utført inkludert leveranse og tilhørende besøk | En inkludert tjeneste er fakturert som vanlig kjøp |
Bruk samme avtalereferanse i alle tre. Da kan økonomi undersøke betalingen uten å lese hele journalen, og resepsjonen kan se avtalt dekning uten å få tilgang til lønns- eller bankopplysninger.
Eksempel med månedlige betalinger
En klinikk har i et regneeksempel 80 avtaler med 300 kroner i månedlig avtalt betaling. Forventet innbetaling er 24 000. To betalinger mislykkes, så 23 400 kommer inn. De resterende 600 fordeles på de to avtalene med faktisk betalingsstatus og neste oppfølging.
Ikke legg automatisk de 600 på neste ordinære konsultasjon. Sjekk først om et nytt trekk allerede er forsøkt, om kunden har betalt på annen måte, og hva avtalen sier om videre oppfølging. Det samme beløpet skal ikke kreves både gjennom abonnementsløsningen og som en ny løs faktura. Bruk arbeidslisten for utestående til å gi hver av de to restene en forklaring og neste handling.
Avtalt månedsbeløp, mottatte penger og regnskapsmessig inntekt kan ha ulike tidsforløp. Regnskapsfører trenger avtalens reelle innhold og leveransestatus for å behandle dette riktig. En betalingsleverandørs rapport med bare nettoutbetaling er ikke nok.
Når kunden bruker en inkludert tjeneste
Registrer besøket som vanlig i praksisens faglige system. Knytt den økonomiske behandlingen til helseavtalen: helt inkludert, delvis inkludert eller separat bestilling. Behold en forklaring på eventuell tilleggsbetaling.
Prøv dette før løsningen settes i drift:
- En inkludert leveranse brukes første gang og skal ikke gi en ny full faktura.
- Kunden kjøper en tjeneste utenfor avtalen og betaler som normalt.
- En registrering må rettes uten at en brukt rettighet forsvinner eller dobles.
- En betaling kommer sent, etter at en ny månedsperiode har begynt.
En avtale som bare gir rabatt, trenger annen logikk enn en avtale med forhåndsbetalte leveranser. Test begge dersom klinikken tilbyr begge modeller.
Fornyelse og avslutning
Gi avtalen status som ventende, aktiv, til avklaring eller avsluttet, med dato for endringen. Ved oppsigelse må det være tydelig når nye betalinger stopper, og hvordan eventuelle åpne beløp og gjenstående leveranser håndteres etter avtalen.
Å stoppe et korttrekk er en teknisk handling. Det dokumenterer ikke alene at kundeforholdets økonomiske oppgjør er ferdig. Behold derfor avslutningsgrunnlag, kundekommunikasjon og eventuell refusjonsreferanse på samme avtalespor. Ved tilbakebetaling viser refusjonskontrollen hvordan et uavklart forsøk undersøkes før penger sendes på nytt. Ved endring av eier eller dyr må dere kontrollere hva som faktisk kan videreføres.
Se om ordningen fungerer for klinikken
Følg aktive avtaler, forventede og mottatte betalinger, faktisk leverte tjenester og ressursbruk. Sammenlign leveransefamilier, ikke bare samlet antall medlemmer. Ta med administrasjon, betalingsgebyr og eventuelle eksterne kostnader i styringsmodellen.
Høy forhåndsbetaling kan gi god bankbeholdning samtidig som mange leveranser gjenstår. Bruk likviditetsplanen sammen med pris og bidrag. For systemvalget er booking og kasse neste kontrollpunkt.