Finn oppgaven i guiden
Gi transportoppdraget en bekreftet bestiller, mottaker og økonomisk referanse før kjeden settes i gang. Følg syketransporten til, fra eller mellom praksiser med samme oppdragsreferanse fra bestilling til mottak.
Avklar om oppdraget kan tas
Kapasitet betyr mer enn en ledig bil. Riktig bemanning, utstyr, mottak og faglig avklaring må være på plass. Føreren eller den som tar imot bestillingen, skal vite hvem som avgjør om transporten kan gjennomføres og hvem som kontaktes ved endring.
Hvilke regler og godkjenninger som er relevante, avhenger av den faktiske transporten. Bruk Mattilsynets informasjon om dyretransport for å avklare regelsporet. Et kommersielt bestillingsskjema gir ikke i seg selv rett til å utføre en oppgave.
Bestiller, eier, mottak og betaler
En klinikk kan organisere transport uten å kjøpe den på egne vegne. En dyreeier kan betale selv om en fagperson har formidlet kontakt. Bekreft hvilken avtale som faktisk er inngått, og hvem som kan godkjenne venting, omruting eller en ny etappe.
| Opplysning | Hvorfor den trengs |
|---|---|
| Oppdragsnummer | Binder bestilling, hendelser og oppgjør sammen |
| Avtalepart og betaler | Hindrer faktura til tilfeldig kontaktperson |
| Hentested og mottak | Gjør kapasitet og plan mulig å bekrefte |
| Godkjent prisgrunnlag | Viser hvilke deler som inngår og hva et tillegg krever |
| Endringskontakt | Gir én ansvarlig for kommersielle avklaringer |
| Operativ og faglig kontakt | Sikrer riktig mottaker av spørsmål om gjennomføring |
Hold relevante omsorgs- og fagopplysninger i den riktige operative kanalen. Økonomi trenger oppdragsreferanse og avtalt leveranse, ikke en kopi av all pasientdokumentasjon.
Et oppdrag med endret destinasjon
I et regneeksempel er transport til klinikk A avtalt til 3 200 kroner. Før overlevering blir mottaket endret til klinikk B. En ekstra etappe til 700 og venting til 300 bekreftes av den som har myndighet til å bestille tillegget.
| Del | Avtalt økonomisk grunnlag |
|---|---|
| Opprinnelig transport | 3 200 |
| Bekreftet ekstra etappe | 700 |
| Bekreftet venting | 300 |
| Samlet kundegrunnlag | 4 200 |
Det nye mottaksstedet blir ikke automatisk betaler for de ekstra 1 000. Behold original kunde og dokumenter hvem som aksepterte endringen. Hvis tillegget ikke er avklart, skal det stå som en konkret sak, ikke legges inn som et skjult standardpåslag.
Bruk hele ressursen i intern økonomi
Turen beslaglegger i eksemplet fire timer inkludert klargjøring og retur. Direkte utgifter er 600. Avtalt inntekt 4 200 minus disse utgiftene gir 3 600, eller 900 per beslaglagt time før bemanning og felleskostnader.
Dersom en ekstra ventetime gjør ressursen til fem timer uten endring i kundeprisen, blir samme beløp 720 per time. Registrer derfor faktisk venting og årsak selv når den ikke kan faktureres. Det gir grunnlag for bedre bestilling og kapasitetsplan, ikke for et uavtalt kundekrav.
Ikke planlegg et nytt oppdrag som om ressursen er fri ved ankomst. Overlevering, retur og nødvendig klargjøring kan fortsatt beslaglegge kapasiteten. Bruk operatørens forsvarlige plan for dette.
Avbrutt oppdrag og bekreftet mottak
Hvis transporten avlyses eller avbrytes, registreres hva som faktisk ble gjort og hvilket økonomisk grunnlag avtalen gir. En kalenderstatus «avlyst» sier ikke om en avtalt utrykning eller annen ytelse allerede er levert.
Ved overlevering dokumenteres mottaker, tidspunkt og oppdragsreferanse etter operatørens rutine. Faglig overlevering og økonomisk avslutning er egne kontroller. En bekreftet innbetaling viser ikke at mottaket er gjennomført, og en kvittering fra mottaket viser ikke at fakturaen er betalt.
Avstem forskudd og rest én gang
Hvis kunden har betalt 1 200 på forhånd i eksemplet, er restbeløpet 3 000 av samlet grunnlag 4 200. Hold begge betalingsreferansene koblet til oppdraget. Ved refusjon eller korreksjon må dokumentet og selve pengeoverføringen følges hver for seg.
Ved månedsskifte skilles gjennomført oppdrag, uavklart tillegg og åpen betaling. Gi økonomi faktiske hendelser med dato, fremfor å bruke én samlet status som «ferdig».